Onze Aanpak
Een migratie naar een privacy-vriendelijke omgeving lijkt op het eerste gezicht eenvoudig. In de praktijk zitten de risico's juist in de onverwachte details. Daarom werken wij in vijf heldere fases, zodat u altijd weet waar u aan toe bent en de continuïteit van uw werk gewaarborgd blijft.
Gefaseerd
Geen 'big bang'. We pakken de migratie stap voor stap aan, zodat de impact op uw dagelijkse werk minimaal blijft.
Parallelle omgevingen
Tijdens de overgang draaien oud en nieuw naast elkaar. De oude omgeving blijft beschikbaar als vangnet.
Heldere communicatie
Uw medewerkers weten precies wat er wanneer verandert. Geen verrassingen, geen verwarring.
Vijf fases, geen verrassingen
Elke migratie doorloopt dezelfde vijf fases. Per fase bespreken we de voortgang en gaan we pas verder als alles in orde is.
Onderzoek
Voordat we iets migreren, brengen we in kaart hoe uw huidige omgeving er in de praktijk uitziet. Dat gaat verder dan alleen een lijst met accounts.
Technisch
- Wie beheert het domein en de DNS-instellingen?
- Welke admin-rechten zijn er en wie heeft toegang?
Mail & agenda
- Hoeveel mail staat er per gebruiker?
- Zijn er aliassen, groepsadressen of doorstuurregels?
- Welke gedeelde agenda's en terugkerende afspraken bestaan er?
Bestanden & opslag
- Hoe is de mappenstructuur ingericht?
- Zijn er gedeelde mappen met externe partijen?
- Wie is eigenaar van welke bestanden?
Gebruikers & apps
- Op welke apparaten werken medewerkers (desktop, mobiel, tablet)?
- Welke externe apps zijn gekoppeld via 'Log in met Google' of andere SSO?
- Wat is het huidige beveiligingsniveau (2FA, wachtwoordbeheer)?
Voorbereiding
We richten de nieuwe omgeving volledig in, zodat alles klaarstaat voor de daadwerkelijke migratie. Tegelijkertijd bereiden we de data-export voor.
Nieuwe omgeving inrichten
- Accounts aanmaken voor alle gebruikers
- Domein koppelen en verifiëren
- Tweefactorauthenticatie (2FA) instellen
- Beveiligingsinstellingen configureren
Data-export voorbereiden
- Export van alle bestaande data aanvragen
- Gebruikers informeren dat er tijdelijk geen wijzigingen gemaakt moeten worden
Data migratie
Alle bestanden, contacten en agenda-items worden overgezet naar de nieuwe omgeving. Uw bestaande mail blijft in deze fase gewoon werken.
Mail, contacten & agenda
- Mailgeschiedenis importeren in de nieuwe omgeving
- Tijdelijke doorstuurregels instellen zodat u niets mist
- Contactpersonen en agenda-items overzetten
- Labels en gedeelde agenda's opnieuw aanmaken
Bestanden
- Geëxporteerde data controleren op volledigheid
- Bestanden uploaden naar de nieuwe opslagomgeving
- Mappenstructuur en toegangsrechten opnieuw inrichten
Mail switch
Dit is het moment waarop de mailstroom wordt omgezet. Nieuwe mail komt voortaan binnen in de nieuwe omgeving. We doen dit zorgvuldig, zodat er geen berichten verloren gaan.
DNS-aanpassingen
- MX-records omzetten zodat mail naar de nieuwe omgeving gaat
- Beveiligingsinstellingen (SPF, DKIM, DMARC) correct configureren
- Controle dat alle mail correct afgeleverd wordt
Gewenning
- Medewerkers werken primair in de nieuwe omgeving
- Oude omgeving blijft beschikbaar als archief en vangnet
- Eventuele problemen worden direct opgepakt en opgelost
Afbouwen
Als alles stabiel draait, sluiten we de oude omgeving definitief af. Dit doen we pas nadat we samen hebben vastgesteld dat alles naar behoren werkt.
Definitieve afronding
- Laatste controle: zijn alle apps en logins losgekoppeld van de oude omgeving?
- Definitieve offline backup maken van alle oude data
- Oude abonnementen opzeggen
- Data verwijderen conform de AVG
Benieuwd hoe dit er voor uw organisatie uitziet?
In een vrijblijvend gesprek brengen we uw situatie in kaart en laten we zien welke stappen voor u van toepassing zijn.
Plan een intake